עוברים לחשבוניות באינטרנט, מתייעלים מבחינה עסקית
כולם מסביבכם התחילו לעבור לחשבוניות באינטרנט, ואתם עדיין מתקשים לעשות את הצעד הבא? בין אם קשה לכם עם שינויים בסביבת העבודה ובין אם אתם מאותגרים טכנולוגית, קבלו את כל היתרונות הגלומים בחשבוניות האלקטרוניות, שלא יותירו בכם כל ספק לגבי נחיצות השינוי שעליכם להטמיע כדי להשתדרג מבחינה עסקית.
חיסכון משמעותי בעלויות העסקיות
המעבר לחשבוניות באינטרנט טומן בחובו מעלות רבות, המרכזית שבהן היא החיסכון בעלויות.
מדו"ח שביצעה חברת FIDESIC בינואר 2002 עולה, כי המשאבים שצריך עסק להשקיע כדי לייצר חשבוניות באופן ידני מידי חודש מסתכמים בלא מעט כסף. כתיבתה של חשבונית ידנית, המשלוח שלה בדואר ללקוח ועלויות החומרים הדרושים (מעטפות, עטים, נייר החשבונית הידנית וכו')- כל אלה מבזבזים זמן וכסף אותם ניתן לחסוך באמצעות המעבר לחשבוניות דיגיטליות. היות שמדובר בתוכנה המפיקה חשבונית בצורה פשוטה ושולחת אותו ללקוח בקליק אחד בלבד, מדובר פה בחיסכון של זמן עבודה וציוד משרדי. במציאות עסקית לא פשוטה, שבה העסק הממוצע נאלץ להתמודד עם לא מעט אתגרים כלכליים, חיסכון כזה הוא משמעותי.
הפחתת הבלאגן במשרד
חיסכון כספי וייעול כלכלי הם לא היתרון היחיד הטמון ב חשבוניות באינטרנט. השימוש במערכת אלקטרונית להפקת חשבוניות מס יסייע לכם לשדרג את העסק מבחינת סדר וארגון, במיוחד אם אתם פזרניים מטבעכם ונוטים בקלות לשכוח איפה הנחתם מה. אין צורך להכביר במילים על הסרבול הכרוך בשימוש בפנקס חשבוניות ידני. הניירות יכולים בקלות להיקרע ולהיתלש, קל לשכוח איפה שמנו אותו, שלא לדבר על אחסון של פנקסי חשבוניות ידניים קודמים, שגוזל המון מקום והופך את מראה המשרד לכיאוטי ולא מזמין. השימוש במערכת מקוונת להפקת חשבוניות יימנע מכם את כל הבלגן הזה, ויאפשר לכם לשמור במערכת כל מסמך שהופק, ולמצוא אותו בעת הצורך בקלות. שורה תחתונה, שימוש בחשבונית באינטרנט ישפר את סביבת העבודה שלכם וישדרג את רמת הסדר והארגון במשרד.
מכול מקום ובכול זמן
יש לך גישה לאינטרנט? אתה יכול להוציא הצעת מחיר, חשבונית עסקה, חשבונית מס או קבלה מכול מקום ובכול שעה. הפנקסים תמיד איתך.
דוחות ניהוליים
מערכת אינטרנטית אינה רק מדפיסה ושולחת מסמכי מכירה, היא גם מאפשרת הפקת דוחות ניהוליים חיוניים לניהול העסק. נתונים כמו רשימת הזמנות פתוחות, רשימת חייבים ודוח מכירות תקופתי לפי חתחים שונים, זמינים למשתמש בכול רגע נתון. פה לא מדובר רק בחיסכון בזמן ובעלויות אלא במידע שאובדנו או התעלמות ממנו כרוכה בהפסד ניכר לעסק.
רק שלא ילך לאיבוד
בעל עסק נדרש לשמור את מסמכי העסק לביקורת במשך 7 שנים. מי שאיבד פנקסי חשבוניות ישנות יודע בכמה עוגמת נפש ונזקים כספיים הדבר כרוך. מס הכנסה וביחוד מע"מ אינם סלחניים ביחס לעוסק שאינו יכול להמציא העתקי חשבוניות במהלך ביקורת. הסנקציות שעלולים להינקט כנגד בעל העסק יכולים להגיע לכדי פסילת ספרים וקביעת שומות לפי מיטב שפיטה. אף אחד לא רוצה להיות במקום הזה. חשבוניות ממוחשבות שהופקו באינטרנט נשמרות בד"כ במספר מקומות. בשרת של נותן השירות (מומלץ לשאול אם מתבצעים גיבויים יומיים), במחשב של בעל העסק (ניתן להוריד עותק למחשב), וכן בגיבויים שעורך בעל העסק בענן או בכונן גיבוי.
נגישות לרואה החשבון
שירותים רבים מציעים העברה אוטומטית של מסמכי מכירה לרואה החשבון ו/או לחילופין אפשרות למתן גישה/ הרשאה עבור רואה חשבון בפתח תקווה למסמכי המכירה. אין יותר צורך לתלוש עותקים ולהעביר לרואה החשבון. הוא יכול, בכול רגע נתון, לעיין בדוחות ולמשוך את המסמכים לצורך רישום ודיווח.
להיות לראש ולא לזנב
כל עסק מעוניין לשדר ללקוחות שהוא, מה שנקרא, "בעניינים". בעידן שבו קצב ההתפתחות הטכנולוגית הוא כל כך מהיר ושבו כולם עוברים לחשבוניות דיגיטליות, הפקת חשבונית ידנית מייצרת בקרב הלקוחה תחושה, שאתה נמצא איפשהוא מאחור. עבור לחשבוניות אלקטרוניות, והראה ללקוחות שלך, שאתה נמצא בחזית הקדמה הטכנולוגית.
תרומה צנועה לשיפור מצב כדור הארץ
במסגרת המעבר לחשבוניות דיגיטליות תשכיל גם לתרום את החלק שלך לשיפור מצבו העגום של כדור הארץ. כריתת יערות הגשם היא תוצרה ישירה של שימוש אינטנסיבי ביותר בנייר לצרכים תעשייתיים ומשרדיים, ואם תעבור לחשבוניות באינטרנט, שיחסכו המון נייר, הרי שתרמת את תרומתך הצנועה בשמירה על הסביבה.
מאמר זה נכתב בשיתוף חברת EZCount – מערכת להפקת חשבוניות באינטרנט
